「議事録を使って組織を動かす方法」という面白い記事を見ました。普段から「正しい議事録の書き方」とは？と思っていたこともありますし、この記事に書いてある議事録の例が、アメリカ人の書く議事録のスタイルにも似ていたので、何か興味を持ちました。
議事録の書き方:
議事録は、大きく３つのパートで構成すると外しません。最初が会議の目的の共有。次が出た意見。最後に結論（次のアクション）です。そして、通し家にとっては、会議の目的と結論は会議の前からほとんど決まっています。
目的のところで、各パーティーの思惑を忖度しつつ前提に関するコンセンサスを取り、出た意見は一通り列記しつつ、結論は次のアクションという形で衆人監視の下、必要な人に必要なタスクをコミットさせるのが基本形です。
例えば、売上の下がっている創業1号店を閉めなければならないが、保守派はレピュテーションや社員の士気などフワッとした理由を盾に反対している（実は、社長の顔色を窺っていて、上にトスアップしたくない）ケースを想定しましょう。
この時ファシリテーターが必ず行わなければならないのは、ファクトの共有です。事実として、「1号店の業績は下がっており、様子見は現状を悪化させるだけ」ということは、冒頭で全員のコンセンサスを取る必要があります。つまり、何をするかは別として、何かはしなければならない、という憲法を制定します。
会議自体は、それぞれの立場から、活発な意見が出るでしょう。時には怒号も交じるかもしれません。それらは全て、意見として承るものの、それだけです。次のアクション（対案）のない意見は全て残しただけで封殺することを狙います。
最後のアクションで、次回までにそれぞれにタスクを与えます。これは、通し家サイドが多くのタスクを引き受けることで、結果的に通し家の意見が前進するという効果を与えます。多くの場合反対派は、口は出すものの自分の手を動かすことはありません。従って、会議では「意見」欄をにぎやかにするだけで、次のアクションには関わらせないことで、次第に力を削いでいくことが可能です。逆に、傍観者の巻き込みが必要な場合は、積極的に作業を押し込む手も非常に有効です。
【冒頭の確認事項】
・1号店の業績低迷は今後も継続する見込み
・早急に対策を講じる必要があることを確認
【議事事項】
・1号店は象徴的存在、数字だけでないマイナスの効果も推し量るべき
・従業員の士気にも関わる
・中期経営計画の売上目標は必達。1号店撤退の影響は少なくない
【次回までのアクション】
・競合の事例などを踏まえて、旗艦店閉鎖のインパクトを測定（By 通し家）
・従業員の処遇については人事部の意見をヒアリング（By 通し家）
・中計のリカバリー案は経営企画に相談。場合によっては予想修正も視野
（⇒次回会議で議論させて頂きたい）
・次回は来週水曜日で設定
ムダなことを書かない
ここで言うムダな議事は、私はあまり書いておりませんが、新人のころは書いて居たかもしれません...
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1号店店長「～でありますから、苦渋の選択を行う他ないと（ｵﾄﾞｵﾄﾞ」
社長「で、（１号店は）いつ（営業を）辞めるんだ？」
店長「え！？い、いや、私まだ子供が高校生ですから、責任は感じておりますが、その・・」
社長「お前の話じゃないよ、店の営業の話だよ」
一同「ドッ（笑）」
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言うまでもなく、何のアクションにもつながらない会話ですが、「社長の発言なので残さなきゃ（使命感）」みたいな意識で議事録に入れちゃう人は結構いるものです。
