いくら英語が流暢に話せても、意思を伝えてBusinessを前に進められないと意味がないとのことで、確かにその通りだと思いますし、インテルような会社の日本法人でも米国サイドと上手く電話会議を進められない事例もあるのだなと思いました。
ここに、国際電話会議でうまく意思疎通をするためのヒントがありそうです。
-----例-------
米国の事業部門と日本側の定例会議は毎日のように開かれており、たまたまその日は米国側のトップが出席したのです。ところが話がさっぱり分からないので、そのトップは僕にメールを送ってきた。メールの簡潔な文面を見る限り、怒っているわけではなく、困惑した様子でした。
仕事のメールは、会議と会議の合間や移動時間に極力読んで返信するようにしています。次の会議が始まる前でしたので、取り急ぎ日本の責任者に「何が起こったのか」と書いたメールを送りました。
会議が終わってメールを確認すると、日本側の責任者から返信が来ていました。「20分しか時間がなかったが、色々なことを言おうと説明資料を沢山用意した。結局20分間、ほとんど自分たちだけで話してしまった。何かうまくかみ合わなかった」そうです。
社内の話で恐縮ですが、こういったことは時折起こります。僕も若い頃、米国人の上司から「お前の話は全く分からない」としょっちゅう叱られていました。
上司と話すチャンスがあると自分の言いたいことだけ一生懸命伝えようとする。相手に聞こえているか聞こえていないのか、自分の英語がきちんと理解されているのかされていないのか、そういうことは気にしないで、とにかく用意したメモをひたすら読む。
時間内に読み終わって、やれやれと思っていると雷を落とされる。こんな感じでした。
身に覚えがあるので、こちらも怒るわけにはいきません。「何が言いたかったか分からない」と言われた日本側の責任者にメールし、次回はもうちょっと工夫するように伝えました。
電話会議で何が起こったか、十分想像できます。久しぶりに事業部のトップが出てきて直接話ができる、それでは、ということで、日本側の責任者や関係者が説明資料をプレゼンテーションのシートにして10数枚作り、電話会議に臨んだのでしょう。
ミーティングの資料はすべて事前に、全世界の社員がアクセスできる情報共有システムに上げておきます。米国側は資料をダウンロードして、米国と日本で同じ資料を見ながら電話会議を始めます。
-----正確に伝えるということは--------
それではアーティキュレーションとは何でしょうか。僕は次のように定義しています。その場の状況を理解して、伝えることは何なのかということをはっきりさせ、その内容が一番伝わるように一番適した言葉やストーリーを作ることです。アーティキュレーションが成立する事により、相手の理解が深まり、良い会議になります。
From 日経ビジネスオンライン
