新入社員の頃、英語のビジネスEmailに慣れていなかったころ、客先から返信が来なく、どういう表現で相手にいやな思いをさせないで返信・行動を促す催促メールを送れば良いのか?と悩んだ経験がありました。
そんな中、WSJ日本版の大島さくら子氏(英語講師/語学カウンセラー)のビジネスemial表現集にそのまま使用できそうな表現がありましたので、シェアさせていただきます。
“This is a friendly reminder that…” 「念のためにお知らせします」
■ 例文
This is a friendly reminder that your annual performance reviews are due next Monday.
(年次業績評価の提出締め切りが、来週の月曜日であることを、念のためにお知らせいたします)
■ ポイント
提出物の締め切りや、セミナーや会合の日程などを忘れないようにお知らせをするreminderは、相手の気分を害さずに送りたいもの。そんな時、friendlyとひと言添えると、「覚えていらっしゃると思いますが、念のために」というニュアンスを出せる。件名も、[Reminder]だけでなく、[Friendly Reminder]と書くと相手に与える印象がよい。社内、社外の両方に使えるが、比較的インフォーマルな表現なので、相手との関係を見極めて使用すること。
■ そのほかの表現
This is just to let you know that the deadline for submitting the progress report is December 15.
(念のためのお知らせですが、中間報告書の提出期限は、12月15日です)
…フォローアップの意味合いで使われる場合がほとんど。社内、社外、そして上司-部下、同僚間などの関係を問わず使用可。
I am sure you recall that our next conference call is scheduled for tomorrow at 3pm.
(覚えていらっしゃるとは思いますが、次の電話会議は明日の午後3時に予定されております)